Externalizar la gestión de los servicios de Facility Management de las empresas, ahorraría el 15% de sus costes

La Consultora Ayming ha celebrado en el día de hoy la Jornada de trabajo titulada “La optimización del gasto en Facility Management”. El mercado del Facility Management (FM) mueve en España un volumen de negocio incipiente, estando aún lejos de las cifras de países como EE.UU., Reino Unido, Francia u Holanda. Las empresas con más de cien empleados, son en opinión de Eric Mass, Director de la División de Consultoría de Mejora de Operaciones de Ayming, las más interesadas en externalizar la gestión de la globalidad de estos servicios, especialmente filiales de compañías internacionales y grandes corporaciones. 

Buscar fórmulas para abaratar costes si queremos ser competitivos es tarea habitual de las empresas. En este contexto se enmarcan los servicios de Facility Management (FM) que Consultoras como Ayming dedicadas a la optimización de costes prestan en el mercado. Esta disciplina se define, según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, como "la gestión de inmuebles y servicios soporte". Se trata de asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, integrando personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles. 

Todo ello representa el 30% de los gastos de una empresa (alquiler de oficinas, electricidad, agua, climatización, ofimática, consumo de papelería, etc...), con lo que es interesante optimizar su gestión y al mismo tiempo ahorrar. Si conseguimos reducir su factura en al menos un 10%, el impacto positivo en la cuenta de resultados de una empresa puede representar entre un 6% y 9%. La disminución de costes dentro del entorno del FM se impulsa por tanto a través de la inversión en la mejora de la gestión de las empresas. 

Si bien cada vez hay más compañías que han sabido reconocer la importancia de contar en su plantilla con un profesional encargado del mantenimiento y gestión eficaz de sus recursos, otras muchas contratan a empresas especializadas para gestionar su segundo centro de costes, tras el de personal, y el segundo-tercero para las empresas industriales. En este sentido, las 11.466 empresas que existen en España con más de cien empleados, según la estadística del INE de 2016, son el mercado potencial de esta disciplina. 

Entrando en detalle, los grandes almacenes automatizados, las compañías con varias sedes, filiales de compañías internacionales, empresas que gestionan edificios de oficinas y el sector hotelero, son los clientes naturales para externalizar la gestión de los servicios de FM. Un estudio realizado por el Instituto Tecnológico Hotelero (ITH) y otras entidades, refleja que sólo un 15% de los hoteles disponen en su estructura de un departamento de FM, con lo que si externalizaran en una Consultora especializada en la gestión de todos los servicios de FM, podría suponerles hasta un 15% de ahorro en costes. 

Las funciones a cometer de estos profesionales se centran en obtener la máxima eficiencia de los recursos con los que cuentan, disminuyendo costes. Los servicios de los que se ocupa el FM van desde la limpieza, el mantenimiento, la seguridad, el catering, la mensajería, la gestión del propio inmueble, los vehículos de empresa, la logística interna, los proyectos de renovación o reubicación de una compañía, la optimización de los espacios para que los empleados sean más productivos y se sientan a gusto, la gestión energética, el control de acceso, identificar el nº de personas necesarias para realizar una tarea, la automatización de los equipos y sistemas que dan servicio a las oficinas para reducir gastos en personal, etc.

David Puentes, Principal Iberia de la División de Consultoría de Mejora de Operaciones de Ayming, expuso durante la Jornada cómo se consiguen ahorros con el FM. “¿Pagando menos a los proveedores? No, porque convenios como el de Limpieza, Mantenimiento, Jardinería, Seguridad, etc., obligan a la subrogación. El ahorro, sin menoscabar la calidad de servicio, se consigue seleccionando a los proveedores más adecuados y solventes, reorganizando actividades, renegociando contratos, ampliando los tiempos de los mismos, sabiendo gestionar personal, etc”. La gestión global de los servicios de FM va incluso más allá, busca nuevos modelos y servicios que no sólo optimicen y disminuyan el gasto, sino que los flexibilice y aporten valor y más calidad. En este sentido, plantea soluciones innovadoras como por ejemplo establecer ratios de eficiencia para mejorar la calidad del servicio.

Las ventajas que puede obtener una empresa si externaliza la gestión global de los servicios de FM a una Consultora son muchas y van más allá del mero ahorro de costes directos. Éste es sólo uno de los beneficios de la decisión de externalizar. Conseguirá que se gestione todo de manera mucho más efectiva y económica que si lo hicieran en interno. El ahorro de costes directos proviene de la reestructuración de la fuerza de trabajo, los procesos, la introducción y aplicación de nuevas formas de trabajar, etc. 

Además, al externalizar la gestión global de los servicios de FM también se producen ahorros inmediatos en costes indirectos, entendidos como el coste que afecta al proceso productivo en general, por lo que no se puede asignar únicamente a una unidad de referencia concreta. Muchas empresas no conocen realmente sus costes indirectos, ni tienen experiencia en cómo calcularlos. De ahí que soliciten a empresas Consultoras de optimización de costes su análisis antes y después de la externalización.

Las empresas que contratan a Consultoras para la gestión de los servicios de FM, consiguen ahorros globales en función del tipo de proyecto, de la supervisión de los servicios en base a indicadores objetivos medibles (key performance), cuyo grado de cumplimiento se revisan mensualmente. De esta forma, pueden hacerse recomendaciones de uso del servicio por horarios, necesidades, etc. Ayming ha realizado más de 200 proyectos de FM en diferentes sectores de actividad, como la gran distribución, Industria, Oficinas Centrales, Real Estate, etc., generando ahorros de entre el 5% y el 15%. Alguno de sus clientes son: Etam, AZZAM, Beiersdorf, Fraikin, GLS, Thisman Speyer, Sacem, Transpole, Ressa, Foncière des Regions, etc.